2020年11月30日月曜日

サテライト会場のある会議における設営方法 | ライタス株式会社

ライタス代表の箕谷です。
新型コロナウィルスの関係で、オンライン会議の引き合いを多数いただいております。

オンライン会議の環境作成には、いろいろと工夫方法が展開されてきており、数人クラスの会議では、ほぼ問題なく実施されているように見受けられます。
ただ、大人数が参加する会議(総会など)の開催のノウハウについては、まだ浸透していないのではないかと思います。

たまたまの機会を頂いて、別室で別会場のあるパターンの会議を設置運営させていただきましたので、参考までに事例報告したいと思います。

両隣内扉でつながっているの広めの部屋を2つ使いまして、会場を設営しています。(イメージ図は次の通り
仕様したシステムや機材の概略は以下の通りです。

場所概要
会議システムGoogle Meet
メイン会場PCノートPC
Jabra SPEAK 510 (BlueTooth接続)
キャプチャーボード HSV323 (USB接続)
ビデオカメラ HC-VX870 (HDMI接続)
別室PCノートPC
マイクスピーカー YVC-330
プロジェクター BENQ MH550
スクリーン PRS-Y90HD

各機器の接続方法については、マニュアル参照としてここでは記載しません。
手順としては、各PCに機材を接続して、各部屋にあるノートPCからGoogle Meetの同じ会議に参加すれば出来上がりです。
接続するときに、カメラや音声の接続デバイスに注意すれば、取り急ぎの環境はできると思います。

会議を運営する上で、注意しないといけない点がいくつかありましたので、記載しておきます。

・部屋が隣だと、マイクが音を拾ってしまいエコーが発生してしまう
・別室側には係員を配置して、質問等があったときに連携する必要がある
・別室発言者は、マイクの前でマイクをオンにするか、メイン会場に行く必要がある
・カメラは録画モードにしておかないと、省電力モードになってしまい画面が落ちてしまう
・Jabraの音が拾える範囲は3mが限度なので、発言者が変わる場合は、Jabraを移動させる必要がある(他のPCで展開しても回避できるが、ハウリングに注意)
・Jabraのボタンが運んでいるうちにボタンを押してしまい、モードがおかしくなる

事前に検証していたので、そこまで本番ではトラブルなく運営できました。
また、会議が長丁場になって心配していたJabraの電源は、3時間ぐらい給電なしで耐えられたのが、ナレッジとしては収穫でした。

また、この方式であれば、遠隔地にいる参加者も参加できるということで、今回も遠方の方が数名参加されました。

機材費はそこそこ費用が掛かるものの、ノートPCを除くと30万円以内には収まるはずなのと、
その後のWeb会議にも使えるはずなので、そこまで悪い投資ではないと思います。

以上、事例報告でした。

弊社では機材調達から、このような運営の支援なども実施しております。
お問い合わせは弊社HPよりお寄せください。



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